Diagramas de representación

Entre las herramientas aplicadas en el desarrollo de sistemas de información están los diagramas de representación, utilizados a fin de representar un sistema o procedimiento administrativo mediante representaciones gráficas o diagramas, su realización permite hacer una abstracción esquemática de la realidad, y su grado de simplicidad o detalle determinará cuál de ellos usar.

Los mismos son:

Diagrama de Bloque: Permite realizar la representación global y simplificada del sistema, procedimiento o circuito administrativo; nos permite tener una visión sintética de su funcionamiento, describiendo sus partes básicas: los soportes de información de entrada y salida, los archivos en uso y los principales procesos que vinculan las otras tres partes.

Se utiliza para representar los sistemas vigentes y su uso típico es como herramienta de diseño global. Como tal, la definición del diagrama debe partir de los requerimientos generales del sistema en términos de salidas de información; en función de estas, se establecerán las entradas o datos que, una vez detectados y registrados, deberán mantenerse por un periodo determinado. Aquí el analista definirá cuales son los archivos y los procesos necesarios. Por lo tanto el diagrama será de la siguiente manera:

Diagrama de interdependencia sectorial: Este tipo de diagrama (que puede utilizarse como mapa de proceso en la reingenieria) es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecución del trabajo administrativo. En este diagrama nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso. 

Cursogramas: Este tipo de diagramas es el más detallado de los descriptos; permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica. Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas. Este tema ha sido desarrollado en la siguiente entrada de este blog: Cursograma.

Cursogramas

A modo de resumen, un cursograma, es un diagrama que permite representar gráficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Utilidad

Los cursogramas permiten conocer:

* Las unidades funcionales, dentro de la organización, que participan en el procedimiento.

* Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.

* Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.

* Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.

* Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Representación Gráfica

El cursograma, a su vez es una representación gráfica de un procedimiento administrativo; para ello se vale de: símbolos, que son elementos o figuras que sirven para representar los hechos que suceden en los procedimientos; y reglas que rigen la forma de graficación y fijan los criterios que se tendrán en cuenta en su elaboración.

Si bien existe una gran diversidad de lenguajes para realizar un cursograma, se han establecido una serie de normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalización de Materiales - IRAM), con el fin de unificar estos conceptos.

Las normas son:

Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar en los cursogramas.

Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación.

Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas.

Idependientemente de lo indicado, se adjunta un link para consultar la simbología utilizada en el diseño de cursogramas.

Características y Problemas que afectan a los Sistemas Administrativos

Cuando una organización crece, no solo se ve afectada su estructura sino que los sistemas administrativos que sustentan las operaciones básicas crece en el mismo sentido. Muchas veces ese desarrollo es más que proporcional al crecimiento estructural, lo que constituye una preocupación en los directivos de la organización; la desmesurada dimensión que llegan a alcanzar los sectores ocupados en tareas administrativas (de procesamiento de información) se traduce en: mayor burocratización, mayor ineficiencia en los procesos, menor velocidad de respuesta en la toma de decisiones, superposición o duplicación de tareas, y mayor costos de estructura.

En este sentido, las organizaciones deberán incrementar las acciones a fin de revisar y racionalizar sus sistemas administrativos, evitando así caer en la ineficiencia de sus procesos y en el derroche de sus recursos.

Las tareas administrativas poseen ciertas características que son necesarias conocer:

1. Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización. 

Las tareas de procesamiento de información pueden ejecutarse tantas veces como los diferentes usos que se den a los datos procesados, los usuarios a los que esta destinado o el destino final que tenga la información transmitida. 

Esto puede general duplicación de tareas y de controles, sin que se produzca un agregado de valor a la información procesada. 

Por el contrario, en una tarea operativa, por ejemplo la fabricación de un producto, una vez terminada la misma no es posible agregar materia prima o realizar nuevos procesos.

2. Cada individuo dentro de la organización intenta formarse su propio entorno, que le abra los canales de ascenso y le asegure su supervivencia.

Los aspectos relevantes a tener en cuenta son:

a) La posición relativa medida en el volumen de tareas y la cantidad de empleados que supervisa; 

b) El acceso directo a la información se transforma en una fuente de poder en sí misma.

3. Las tareas administrativas de por sí son sumamente difíciles de ser medidas en el tiempo.

No solo la capacidad intelectual influye en la realización de este tipo de tareas, sino que la velocidad en la realización de la misma también está afectada por las facetas de interpretación propias que cada tarea tiene y cada individuo le aplica. Las características de personalidad y las circunstancias que influyen sobre el individuo pueden marcar distintos tiempos de respuesta para una misma tarea administrativa realizada por el mismo individuo, en dos momentos distintos.

4. La automatización ha avanzado mucho más profundamente en las actividades industriales que en las actividades administrativas.

Si bien la computación ha ayudado a la administración, todavía no ha conseguido sustituir por completo al ser humano en la captación de datos, procesamiento primario de los mismos, y en el análisis de la información para la toma de decisiones. 

5. La respuesta de la organización ante intentos de modificar los sistemas administrativos no es inmediata.

Los cambios que deben instrumentarse para mejorar los sistemas administrativos requieren de un esfuerzo intelectual que permita idear soluciones más eficientes, y los costos de desarrollo e implementación que los mismos conllevan.

Bibliografía:

Fernando Magdalena. Sistemas Administrativos. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1984.

Control Interno

El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos incluidos en las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Completan la definición algunos conceptos fundamentales:

• El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo.
• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
• Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción.
• Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.

Al hablar del control interno como un proceso se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

La presente entrada fue extraída del libro: Normas Generales de Control Interno. Sindicatura General de la Nación (SIGEN) 1998.

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R. Lardent, el siguiente texto:

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág. 664):

”a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;

c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos

futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

• Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;

• Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

• Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

• Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;
• Quiénes son esos participantes;
• Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.

Cursogramas - Ejercicios

Se presentan a continuación cuatro ejercicios de Circuitos o Procedimientos Administrativos. Para cada uno de los planteos presentados se solicita:

 

• Realice el Diagrama de Bloque.
• Realice el Cursograma.
• Indique todas las consideraciones que considere necesarias para la resolución del ejercicio. 

 

1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y RECEPCIÓN DE INSUMOS

Al detectarse una necesidad de compra de insumos el sector Almacenes confecciona y envía al Jefe de Compras original y copia de la Solicitud de Compras.

El Jefe de Compras revisa que contenga toda la información necesaria (especificación técnica del material solicitado, cantidad requerida, código del material, centro de costo asignable, fecha de entrega solicitada).  Firma la copia de la Solicitud de Compras y la reenvía a Almacenes.  Envia el original al Comprador.

Almacenes recibe del Jefe de Compras el duplicado de la Solicitud de Compras y la archiva en forma transitoria hasta recibir los insumos del proveedor.

El Comprador selecciona al proveedor y emite la Orden de Compra por cuadruplicado.  En la misma se detallan cantidades, precio unitario, condiciones de venta y plazos de entrega.  Luego envía el original al proveedor, el duplicado al sector de Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando el cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la Solicitud de Compras.

Almacenes recibe el insumo del proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su copia de la Solicitud de Compras).  De no estar bien la cantidad y calidad del producto, es una variable no relevada.  De estar de acuerdo, emite el Comprobante de Recepción de materiales (donde figura el insumo y la cantidad que ingresó) en original y copia.  Envía el original a Cuentas a Pagar y archiva en forma definitiva el duplicado de la Recepción de Materiales junto con el duplicado de la Orden de Compra y el duplicado de la Solicitud de Compras.

El proceso en Cuentas a Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siento una variable no relevada.

 

2. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

Cuentas a Pagar recibe del proveedor original de la Factura por los insumos que vendió.  Rescata de su archivo el triplicado de la Orden de Compra y original del comprobante de Recepción de Materiales.  Revisa toda la información.  Emite por original y copia el formulario Orden de Pago.  En el mismo se detalla a quién se le paga, importes y retenciones tributarias de existir.  Confecciona el Cheque de pago.  Envía el original de la Orden de Pago más la Factura del proveedor, el triplicado de la Orden de Compra, el original del comprobante de Recepción de Materiales y el Cheque al Gerente Administrativo Financiero.  Archiva en forma definitiva el duplicado de la Orden de Pago.

El Gerente Administrativo Financiero revisa la información, firma el original de la Orden de Pago y el Cheque y envía todo el legajo al sector de Tesorería.

Tesorería, al recibir el legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el día de pago.  Entrega el Cheque al proveedor y obtiene por el pago un Recibo del mismo.  Archiva toda la operación en un legajo en forma definitiva.

 

3. PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO

El vendedor confecciona la Boleta de Venta al Contado – Nota de Venta – en original y tres copias.  Entrega el original y duplicado al cliente.  La última copia permanece adherida al talonario.

Una vez agrupada la mercadería la envía a Empaque junto con la segunda copia.

Empaque verifica y coteja la mercadería con el triplicado de la Nota de Venta que acompaña a ésta y la embala.  Separa todo a la espera de que sea retirado por el cliente.

El cliente paga en la caja.

Caja recibe el importe de la operación y estampa el sello ¨Pagado¨ en los dos ejemplares de la Nota de Venta.  Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado archivándolo en forma transitoria.

El cliente toma la Nota de Venta sellada – original – y la presenta en Empaque.

Empaque verifica el original de la Nota de Venta que recibe del cliente con el triplicado que está con la mercadería.  La sella ¨Retirado¨ y pone en poder de éste la mercadería con el original de dicha Nota de Venta.  Archiva la copia mencionada en forma transitoria.

El cliente se lleva su mercadería con el original de la Nota de Venta.

Al terminar el día, Caja entrega a Contaduría el dinero cobrado y la documentación que había conservado.

Empaque entrega las copias archivadas provisoriamente, triplicados, a Contaduría.

Contaduría recibe los triplicados de la Nota de Venta que permanecían en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja.  Realiza la verificación de las mismas con el dinero.

Asienta las ventas y el dinero entrado.  Archiva una copia (los duplicados).  Entrega el dinero con la otra copia de la Nota de Venta (triplicados) a Tesorería, donde se guarda la misma.

 

4. PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS

 

En el relevamiento realizado el 22 de Octubre de 2012, se obtiene la siguiente información:

El sector de Cuentas Corrientes extrae del archivo de cuentas a cobrar las facturas que vencen en el día. Las remite al Cobrador quien hace un listado con las mismas, lo firma y lo envía a Contaduría donde se lo archiva definitivamente. Luego empieza su jornada de trabajo.

Al visitar un cliente recibe un Cheque de pago diferido para el 15 de noviembre de 2013, revisa que esté correctamente confeccionado y emite el recibo en original y duplicado. Entrega el Recibo original al cliente y retiene el cheque de pago diferido y la copia del recibo.

Al finalizar el día, confecciona (por triplicado) un listado (con las copias de los recibos que emitió) y entrega toda la documentación y cheques en Cobranzas, quien, en presencia del Cobrador, controla que todos los recibos estén incluidos en los listados, suma los recibos y si coincide el total de los mismos con el total que indica el listado firma de conformidad cada recibo y los devuelve al Cobrador con las facturas.

Al recibir la conformidad (los recibos firmados) el Cobrador entrega las facturas que cobró en Cuentas Corrientes (sector que las archiva en el mismo archivo del que las retiró) y archiva definitivamente los recibos.

Luego cobranzas remite el triplicado del listado a Contaduría, archiva definitivamente el original y envía el duplicado y los cheques a Tesorería.

El sector de Tesorería registra cada cheque en el registro de Cheques, luego emite un listado detallando todos  los valores asentados en el día, lo firma (y lo envía a Contaduría).

Tesorería  guarda los valores en la caja fuerte hasta que se depositen (lo hace una vez por semana) y archiva definitivamente el listado de cobranzas duplicado.

El sector de Contaduría controla que el listado recibido de cobranzas coincida con el listado de valores del día y, si coincide, envía el listado de cobranzas triplicado a Cuentas Corrientes de clientes (para que ése sector disminuya la deuda de los mismos y de acuerdo con lo que cada uno pagó). Contaduría archiva definitivamente el listado de cheques. Cuentas Corrientes actualiza archivando el listado definitivamente.