Breves conceptos de Sistemas de Información

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una organización.

Otra definición nos dice que: "Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones." (Raúl Saroka)

Un Sistema de Información no requiere necesariamente el uso de la tecnología de computación.

A modo de resumen, podemos decir que un Sistema de Información es el conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización.

Elementos de los Sistemas de Información

Los elementos que se encuentran en un sistema de información son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• Los datos que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él Sistema de información para generar como resultado la información que se desea.
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
• Los recursos materiales necesarios para que el Sistema de Información pueda operar, en particular el equipo de computación, es decir, el hardware constituido por las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
• Los programas que son procesados en los equipos de computación y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen información que se espera para el desarrollo de las actividades operacionales y directivas de la organización.

Actividades básicas de un Sistema de Información

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de Información

La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información.

Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos en forma automática (interfase).

Almacenamiento de información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recuperar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Procesamiento de Información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, o la realización de otras actividades.

Salida de Información

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior para su utilización, transmisión o exhibición.

Objetivos del Sistema de Información

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes puedan ejercer su función: planificando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de los objetivos organizacionales, y brindarle información para la toma de decisiones necesarias para su logro.

Clasificación de los Sistemas de Información

Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades. Si el sistema de información satisface los requerimientos del sistema-organización, las distintas clases de subsistemas de información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organización.

Así pueden clasificarse en:

• Sistemas Administrativos y/o Transaccionales (Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Producción, etc.)

• Sistemas Apoyo a la toma de Decisiones

• Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión

 

Breves conceptos de Dato, Información y Conocimiento

Concepto de dato

La vida del hombre está vinculada en forma permanente a objetos y acontecimientos. A su vez, estos objetos y acontecimientos poseen determinados atributos y características. “Los datos son un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características.” (Jorge Volpentesta)

En otras palabras: "Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos." (Raúl Saroka)

En este sentido, por ejemplo, vivimos rodeados de objetos muebles que tienen atributos y características propias, a su vez generamos o participamos en acontecimientos que pueden ser descriptos a partir de datos.

El dato es tiene escaso o nulo valor para un determinado individuo, sin embargo estos cobran importancia al ser la materia prima fundamental para la creación y desarrollo de la información.

Concepto de información

De acuerdo a lo indicado precedentemente, la información son datos procesados en forma significativa para un individuo, con valor real y perceptible para las decisiones presentes y futuras. 

Los datos debe ser procesados de alguna forma para producir información, dicho de otra manera: "La información es el significado que una persona asigna a un dato." (Raúl Saroka). 

La información es valorada en el proceso de toma de decisiones, debido a que la calidad de la información utilizada mejora dicho proceso, reduciendo la incertidumbre, mejorando la selección de alternativas y asignando probabilidades de ocurrencia a cada una de ellas.

La información es un dato o un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado.

La información hace referencia, pues, a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una situación, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema específico, los datos seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado.

Concepto de conocimiento

Llamamos conocimiento a todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la información significativa, mediante el agregado de experiencia, comunicación e inferencia.

"En el conocimiento, alguien ha volcado su experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha sabido contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e interpretación propias." (Jorge Volpentesta)

Gestión del conocimiento

Denominamos gestión del conocimiento al proceso formal dirigido a identificar, capturar, almacenar, mantener, actualizar y transmitir el conocimiento existente en una organización, para lograr su disponibilidad y que pueda ser compartido.

Bibliografia consultada:

• Sistemas Administrativos y Sistemas de Información - Jorge Volpentesta - Editorial Buyatti - Buenos Aires - 2004
• Sistemas de Información en la Era Digital – Raúl Saroka – Fundación OSDE - Buenos Aires - 2002
  

Comunicación e Información

La palabra comunicación proviene del latín "communicatĭo” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de comunicar o comunicarse; 2. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

A su vez, del verbo comunicar (del latin “comunicare”), encontramos, entre otros, los siguientes significados: 1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene; 2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo; 3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.

Esta ascendencia latina que emparenta la palabra comunicación con la raíz “comnunis” (común) nos lleva a entender, que la comunicación significa la posibilidad de compartir con una o varias personas ideas, emociones y/o conocimientos. Entonces, todo sistema social necesita de la comunicación para trasmitir intenciones e intercambiar información.

La comunicación entonces es un proceso que permite la interacción humana. Fisiológicamente, el homo sapiens no posee nada que lo haga único entre los primates (…). Lo que lo hace único es su capacidad simbólica (…) (que) se despliega en el lenguaje, en su capacidad de comunicar mediante una articulación de sonidos y signos “significantes” (…) (Giovanni Sartori)

La palabra información proviene del latín  informatio” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de informar; 5. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Entendemos, entonces, que informar es dar la noticia de algo.

Podemos definir que la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias; mientras que la información aumenta el conocimiento y comunica novedades. Podemos inferir que el sistema de información complementa y formaliza el sistema de comunicación. Así una organización define su sistema de información en función de lo que desea comunicar, la información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil, y que se presentan en forma inteligible al receptor, que la utiliza para tomar decisiones. (Volpentesta)

La comunicación y la información en las organizaciones

A continuación se presentan definiciones de distintos autores sobre el tema.

La comunicación puede ser definida formalmente como un proceso mediante el cual las premisas decisorias se trasmiten de un miembro de la organización a otro. Es evidente que no puede existir organización sin comunicación, porque en ese caso no hay posibilidad de que el grupo influya en el comportamiento del individuo (Simon)

La coordinación de un sistema exige comunicación entre sus partes, frente a las interacciones siempre presentes, el comportamiento “optimo” de cualquier subsistema dado depende de las actividades de los otros subsistemas. Por lo tanto, exige que los canales de comunicación proporcionen información acerca de tales actividades (Emery)

Dentro de una organización, el sistema de información cumple un oficio análogo al sistema nervioso de un animal. Está formado por componentes que llevan a cabo funciones tales como la captación, clasificación, almacenaje, recuperación, trasformación y presentación de la información. Su propósito básico estriba en proporcionar información a fin de tomar decisiones y proceder a su coordinación. (Emery)

Un buen sistema administrativo debe tener un diseño que permita, por un lado, la realización de las tareas rutinarias de la organización obteniendo la información que de ellas surge y, por otro lado, captar información que no se genera en la organización, pero que resulta vital para elaborar su estrategia. (Volpentesta)

El sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y además una base de datos. (Davis y Olson)

Exceso de Comunicación

Hasta en comunicación, el exceso perjudica. Una abundante intercambio de información puede mejorar los resultados de la empresa sólo si no existen conflictos entre sus partes; esto es, si los objetivos de cada una son compatibles entre ellos y se refuerzan recíprocamente. Basta pensar que en la guerra cuanto más se sabe del enemigo tanto mayor es el dñao que se le puede infligir: Si cada bando no supiera absolutamente nada acerca del otro, la guerra no podría tener lugar. (Ackoff)

La mayoría de los SIG que están en boga no han dado la información que los gerentes requieren ni han dado el servicio que de ellos se esperaba.(…) Muchas son las razones de este frustrante resultado de los SIG. Una de ellas es que se diseña y operan asumiendo que la necesidad màs crìtica de los ejecutivos es disponer de màs información fundamental. Pero esto no es verdad. Lo que en realidad necesitan es menos información superficial, y esto no es tan solo un juego de palabras. (Ackoff)