La
palabra comunicación proviene del latín "communicatĭo” y entre las
distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y
efecto de comunicar o comunicarse; 2. Trato, correspondencia entre dos o
más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al
emisor y al receptor.
A
su vez, del verbo comunicar (del latin “comunicare”), encontramos,
entre otros, los siguientes significados: 1. Hacer a otro partícipe de
lo que uno tiene; 2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo;
3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.
Esta
ascendencia latina que emparenta la palabra comunicación con la raíz
“comnunis” (común) nos lleva a entender, que la comunicación significa
la posibilidad de compartir con una o varias personas ideas, emociones
y/o conocimientos. Entonces, todo sistema social necesita de la
comunicación para trasmitir intenciones e intercambiar información.
La comunicación entonces es un proceso que permite la interacción humana. Fisiológicamente,
el homo sapiens no posee nada que lo haga único entre los primates (…).
Lo que lo hace único es su capacidad simbólica (…) (que) se despliega en el lenguaje, en su capacidad de comunicar mediante una articulación de sonidos y signos “significantes” (…) (Giovanni Sartori)
La
palabra información proviene del latín informatio” y entre las
distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y
efecto de informar; 5. Comunicación o adquisición de conocimientos que
permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinada. Entendemos, entonces, que informar es dar la noticia de
algo.
Podemos
definir que la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea
exigencias; mientras que la información aumenta el conocimiento y
comunica novedades. Podemos inferir que el sistema de información
complementa y formaliza el sistema de comunicación. Así una organización
define su sistema de información en función de lo que desea comunicar, la
información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto
significativo y útil, y que se presentan en forma inteligible al
receptor, que la utiliza para tomar decisiones. (Volpentesta)
La comunicación y la información en las organizaciones
A continuación se presentan definiciones de distintos autores sobre el tema.
La
comunicación puede ser definida formalmente como un proceso mediante el
cual las premisas decisorias se trasmiten de un miembro de la
organización a otro. Es evidente que no puede existir organización sin
comunicación, porque en ese caso no hay posibilidad de que el grupo
influya en el comportamiento del individuo (Simon)
La
coordinación de un sistema exige comunicación entre sus partes, frente a
las interacciones siempre presentes, el comportamiento “optimo” de
cualquier subsistema dado depende de las actividades de los otros
subsistemas. Por lo tanto, exige que los canales de comunicación
proporcionen información acerca de tales actividades (Emery)
Dentro
de una organización, el sistema de información cumple un oficio análogo
al sistema nervioso de un animal. Está formado por componentes que
llevan a cabo funciones tales como la captación, clasificación,
almacenaje, recuperación, trasformación y presentación de la
información. Su propósito básico estriba en proporcionar información a
fin de tomar decisiones y proceder a su coordinación. (Emery)
Un
buen sistema administrativo debe tener un diseño que permita, por un
lado, la realización de las tareas rutinarias de la organización
obteniendo la información que de ellas surge y, por otro lado, captar
información que no se genera en la organización, pero que resulta vital
para elaborar su estrategia. (Volpentesta)
El
sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado
usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la
administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El
sistema utiliza equipo de computación y software; procedimientos
manuales; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma
de decisiones y además una base de datos. (Davis y Olson)
Exceso de Comunicación
Hasta
en comunicación, el exceso perjudica. Una abundante intercambio de
información puede mejorar los resultados de la empresa sólo si no
existen conflictos entre sus partes; esto es, si los objetivos de cada
una son compatibles entre ellos y se refuerzan recíprocamente. Basta
pensar que en la guerra cuanto más se sabe del enemigo tanto mayor es el
dñao que se le puede infligir: Si cada bando no supiera absolutamente
nada acerca del otro, la guerra no podría tener lugar. (Ackoff)
La
mayoría de los SIG que están en boga no han dado la información que los
gerentes requieren ni han dado el servicio que de ellos se esperaba.(…)
Muchas son las razones de este frustrante resultado de los SIG. Una de
ellas es que se diseña y operan asumiendo que la necesidad màs crìtica
de los ejecutivos es disponer de màs información fundamental. Pero esto
no es verdad. Lo que en realidad necesitan es menos información
superficial, y esto no es tan solo un juego de palabras. (Ackoff)
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