lunes, 28 de marzo de 2016

El proceso administrativo

La administración es un proceso y, dentro de ella, se pueden distinguir varias etapas distintas, cada una de las cuales responde a un fin específico con miras al logro de un objetivo final. A esta serie de actividades se la denomina proceso administrativo, el que incluye cuatro etapas:
1.) Planificación: actividad que responde a la pregunta ¿qué queremos lograr? y ¿qué camino seguiremos? Implica la fijación de objetivos, planes, metas, presupuestos, etc.
2.) Organización: esta actividad responde a la pregunta ¿cómo lo vamos a hacer? Incluye la división del trabajo, asignación de tareas y responsabilidades, etc.
3.) Dirección: actividad destinada a 'ver que se hagan las cosas'. Implica motivar a los individuos, ejercer liderazgo y tomar decisiones.
4.) Control: responde a la interrogante ¿cómo se ha realizado la actividad?, ¿se han logrado los objetivos propuestos? Conlleva la aplicación de estándares de control, indicadores de gestión e implementación de medidas correctivas.
Incluyo un video explicativo sobre el tema.





La historia de la Administracion

La historia de la administración, es la historia de la misma de la humanidad. Como sabemos el ser humano es social por naturaleza, lo que implica el vivir en forma gregaria, en sociedad. Esto implicó, desde los principios mismo de la humanidad, la división de funciones sociales en forma ordenada entre los miembros de todo agrupamiento social – familia, clan o tribu. La administración en ese entonces se constituyó en una necesidad para garantizar la subsistencia y supervivencia de estos grupos humanos primarios; cuando más crecían estos agrupamientos más crecía la necesidad de organizar las actividades humanas de sus integrantes.

La administración  es producto de la evolución misma de la sociedad, que fue exigiendo más conocimientos para armonizar la vida de los individuos que la conforman, organizando su trabajo, sus procesos productivos, su educación, seguridad y justicia.

Definición Etimológica

La palabra “Administración”, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio” que expresa subordinación u obediencia: el que realiza una función bajo el mando de otro.

Otras definiciones

Para Peter Drucker:
La administración es la actividad más importante de nuestra sociedad. La administración es una actividad central en nuestra civilización.

Para Terry:
Proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección y control, ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso de gente y recursos.

Para J.D. Mooney:
La administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

Para Koontz y O’Donnell:
Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.

Para Fayol:
Prever, organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios que se presten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.

Otras definiciones

  • Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente por medio de otras personas.

  • Crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes.

  • El proceso de: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar los esfuerzos de los miembros de una organización y los demás recursos para alcanzar las metas establecidas.

  • La administración comprende la coordinación de los hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos.


Definición sugerida

La administración es una de las actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.

Concepto de Administración

Es una disciplina científica basada en un conjunto de principios y técnicas, que trata de combinar y coordinar los recursos para lograr los propósitos en forma mancomunada, porque individualmente sería imposible alcanzarlos.

Administrar implica saber:

  • ¿Qué puede hacerse?
  • ¿Qué se va a hacer?
  • ¿Cómo se va a hacer?
  • ¿Con qué / quién se va a hacer?
  • ¿Cómo lograr que se haga?
  • ¿Cómo saber cuándo se ha realizado?


Historia de  la Administración

Para comprender mejor la administración, es necesario efectuar una breve revisión histórica de sus manifestaciones hasta llegar a su estado actual. Es en este último siglo donde se han producido los más importantes avances y se ha constituido en la ciencia que nosotros conocemos.

Época primitiva
En esta época, los miembros de la tribu trabajaban en actividades caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad para tomar las decisiones de mayor importancia. Existía la división primitiva del trabajo originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad.

Periodo agrícola
Se caracterizó por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevaleció la división del trabajo por edad y sexo. Se acentuó la organización social de tipo patriarcal. La caza, pesca y recolección pasaron a tener un lugar de importancia secundaria en la economía agrícola de subsistencia. El crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.

Antigüedad grecolatina
En esta época apareció el esclavitud; la administración se caracterizó por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en cualquier labor de producción. Existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas administrativas. Esta forma de organización fue una de tantas causas de la caída del Imperio Romano.

Época feudal
Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. Al finalizar esta época, un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes, organizándose así los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración. Los artesanos-patrones trabajaban al lado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollo del comercio en gran escala originó que la economía familiar se convirtiera en economía de ciudad. Aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban horarios, salarios y demás condiciones de trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de los actuales sindicatos.

Revolución Industrial
Esta época se caracterizó por la aparición de diversos inventos y descubrimientos -por ejemplo, la máquina de vapor-, mismos que propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organización social. Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizó la producción, lo que dio origen al sistema de fábricas en donde el empresario era dueño de los medios de producción y el trabajador vendía su fuerza de trabajo. Surgió la especialización y la producción en serie. La administración seguía careciendo de bases científicas; se caracterizaba por la explotación inhumana del trabajador, horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas, etc. y por ser una administración de tipo coercitivo, influida por el espíritu liberal de la época, que otorgaba al empresario gran libertad de acción.

Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos los problemas de la fábrica. Todos estos factores provocaron la aparición de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez de las disciplinas administrativas.

Siglo XX
Se caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial y, consecuentemente, por la consolidación de la administración. A principios de este siglo surge las escuelas clásicas de administración, Henry Fayol y Frederick Winslow Taylor, quienes en forma paralela dieron origen al estudio de esta materia; de ahí en adelante, multitud de autores se dedican al desarrollo de esta disciplina.

En la actualidad 
La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa u organización dando como resultado las diferentes teorías o escuelas administrativas que rigen el conocimiento científico de esta disciplina.

En la actualidad, la administración se aplica en cualquier actividad organizada: desde la realización de un evento deportivo hasta el lanzamiento de un satélite espacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organismo social.

Este video nos propone un breve recorrido por la historia de la administración.


Hablando de organización

La primera aproximación a las organizaciones consista en definirla como "conjunto de individuos que interactúan entre sí para el logro de determinados objetivos, formando parte de un sistema abierto con corriente de entrada y salida respecto del contexto." (Ghiglione, 1980)


El vocablo “organización” lleva los siguientes tres conceptos relacionados:

  1. La unidad social que la conforma, que puede ser interpretada como sistema, entendiendo por tal a los diversos elementos que la componen y sus interdependencias.
  2. La estructura de dicho ente, o sea, las interrelaciones básicas que existen entre los elementos componentes de la misma.
  3. El proceso organizativo, las actividades encaminadas a dar forma (estructurar), adecuar (reestructurar) y en general hacer funcionar a la organización en su conjunto.


Más allá de la definición, son muchos de los estudiosos de la administración nos advierten de la multiplicidad de significados que se le ha dado a la palabra organización.

Peter Drucker nos indica: “Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo.

Hebert Simon también se refiere a su significado: “el vocablo Organización se refiere al complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos. Este diseño proporciona a cada miembro del grupo una parte de la información de los supuestos, objetivos y actitudes que están en sus decisiones y también una serie de expectativas fijas y de cómo reaccionarán ante lo que él diga o haga.





Material consultado:
Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli y Gómez Fulao – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1980.
Organización y Estructura – Fresco, Juan Carlos – Ediciones Macchi – Buenos Aires, 1984.

Metodología

El presente blog acompañará el dictado de la materia durante el transcurso de cuatrimestre, al mismo se subirán distintos contenidos relacionados con dictado de las clases. 

También se publicarán en el mismo ejercicios y/o trabajos prácticos de resolución voluntaria que servirán de apoyo a las clases mencionadas y sus contenidos.

Cada entrada será identificada mediante etiquetas, las cuales podrán ser relacionadas con los contenidos y las clases programadas (consultar el cronograma correspondiente). La publicación de las mismas estará supeditada a dicho calendario y a la tipificación de su contenido (anticipatorio o complementario). 


Se sugiere la consulta periódica del mismo a fin de poder complementar el dictado de clases. 

El contenido correspondiente al blog y sus entradas se mantendrá durante todo el transcurso del cuatrimestre; las distintas entradas se actualizarán de ser necesario, y editarán de acuerdo al cronograma de clases previsto, a fin de facilitar su ubicación temporal.




Bienvenida

Bienvenidos al blog (no oficial) de la asignatura Sistemas Administrativos (1442) de la carrera de Contador Público de la Universidad Nacional de Moreno.

Hoy resulta indispensable el uso de las herramientas informáticas  en los ámbitos educativos, y el desarrollo tecnológico acompaña a la educación como una propuesta innovadora. Creemos que participar de una instancia de aprendizaje con estas herramientas: el uso de internet para las comunicaciones entre los alumnos y el cuerpo docente; y entre los alumnos entre sí, facilita el proceso de enseñanza.

Como premisa buscamos, con el aporte conjunto, establecer una modalidad de comunicación que acompañe el estudio y abordaje de los temas que se presentan en clase, incorporando notas, reflexiones y debates a los temas abordados. Por otro lado, les pdio que nos hagan llegar sus comentarios y sugerencias, lo que nos permitirá mejorar la calidad de esta propuesta.




martes, 2 de junio de 2015

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R. Lardent, el siguiente texto:

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág. 664):

a) no deje de verse algún aspecto importante;
b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;
c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos
futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

  • Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;
  • Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;
  • Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:
  • Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;
  • Quiénes son esos participantes;
  • Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.

miércoles, 22 de abril de 2015

El Elefante y la Pulga: Corporaciones versus Emprendedores

A manera de prólogo del artículo que publico más abajo, expongo tres párrafos del artículo de Jorge E. Pereira¿Empleos o empresas pulgas?” donde comenta el último libro del gurú inglés Charles Handy: “El Elefante y la Pulga“.
“Charles Handy, un Irlandés considerado como uno de los pensadores europeos más influyentes del mundo de la administración, en un reciente libro con el título “El Elefante y la Pulga” sintetiza, en forma amena, una realidad del tamaño de una catedral gótica y que es un “secreto a voces”. Las pulgas, para este autor son “agentes independientes, algunos con pequeñas empresas propias, otros trabajando solos o en alguna forma de asociación, contrapuestos a los Elefantes, grandes corporaciones que han sido los pilares de la sociedad de los empleados del siglo XX”.
“La nueva cultura empresarial – señala el autor – propiciada por los avances tecnológicos de comunicación y la extrema velocidad del cambio, hace necesario aprovechar el talento individual y la capacidad de accionar y re-accionar con suma velocidad para lograr ventajas competitivas o, en el peor de los casos, para no perderlas. Es en este escenario donde los pequeños actores están más capacitados para aportar nuevas soluciones, más allá de las propuestas cotidianas previsibles de los elefantes. “
“Es un hecho comprobado que los Elefantes (privados y públicos), en su afán de reducir costos y con el apoyo de los desarrollos tecnológicos, han ido disminuyendo cantidades enormes de personal contratado como empleados. Para no ponerlo tan feo se inventaron términos altisonantes (buzz words), tales como “reingeniería” y “downsizing”. Estos términos eran mejor recibidos que “despedidos masivos” o “reducción de puestos de trabajo“. En la burocracia estatal estos despidos han tomado el gracioso nombre de “reforma del Estado”.
Los elefantes y las pulgas
Por Ignacio Gómez Escobar 
Hace algunas semanas, recibí de un colega, una copia de este artículo de Carlos Puig, referido al libro de Charles Handy “El elefante y la pulga”, Handy es quizá el gurú mas respetado de la gerencia británica. Hago referencia a el porque refleja de una manera clara lo que ya esta pasando en el mundo Empresarial en otras latitudes y que de alguna manera ya lo estamos sintiendo en la nuestra y que lo seguiremos sintiendo cada vez con mas fuerza.
“¡El salario ha muerto! ¡Vivan los honorarios!” analiza en esta obra el paradigma de la nueva estructuración del trabajo, donde la dependencia y la fidelidad dejan de ser el objeto de la recompensa monetaria del trabajo y son sustituidos por la independencia y la aportación de valor añadido.
Puig nos dice: Handy, con una dilatada experiencia en “Elefantes” (grandes Corporaciones), describe con brillantez y un estilo muy cercano, personal y autobiográfico el cambio organizativo y existencial que están propiciando fenómenos como el outsourcing, la hiperespecialización, las nuevas tecnologías o la búsqueda del talento, por encima de conceptos tradicionales como la estabilidad, la lealtad o las grandes estructuras monolíticas”.
Y continua Puig diciendo: “Las pulgas, dice Handy, son agentes independientes, algunos con pequeñas empresas propias, otros trabajando solos o en alguna forma de asociación contrapuestos a los “Elefantes”, las grandes corporaciones que han sido los pilares de la sociedad de los empleados del siglo XX.”
“La nueva cultura empresarial propiciada por los avances de las tecnologías de punta y la extrema velocidad del cambio, hace necesario aprovechar el talento individual y la capacidad de accionar y re-accionar con suma velocidad para lograr ventajas competitivas o, en el peor de los casos, para no perderlas. Es, en este escenario, donde las malditas pulgas pueden “navegar” con la ligereza de una lancha Zodiac y no la pesadez de un trasatlántico, donde los pequeños actores están más capacitados para aportar nuevas soluciones, más allá de las propuestas cotidianas previsibles de los elefantes. En las “pulgas” se encuentra, en enormes dosis, la Pasión.
Este concepto es -sostiene Handy- mucho más potente que el arquetípico vocablo “Misión” tan profusamente empleado para tratar de describir -casi siempre sin precisión- el fin último de una gran Corporación. “Las personas apasionadas, -escribe Handy- mueven montañas allí donde los misioneros sólo consiguen predicar”.
Otro de los conceptos interesantes que encontramos en el libro respecto de las pulgas es el de su equiparación a los alquimistas. La Alquimia como parábola del trabajo reactivo nos remite a una búsqueda no estructurada de algo realmente grande partiendo de la más absoluta de las nadas, y eso además, utilizando métodos no ortodoxos. Un proceso de creación y enriquecimiento continuos que desafía los cánones usuales y plantea nuevas formas de hacer las cosas, aprende de los errores y del camino recorrido más que del logro del fin último del trabajo.
Este tipo de comportamiento coincide con la cita que Handy recoge del gran autor teatral Bernard Shaw: “Todo cambio procede de hombres poco razonables, porque los razonables esperan que el mundo continúe más o menos como está”. Ser pulga supone para Handy la oportunidad de decidir sobre uno mismo: cuánto quiero trabajar, cuánto tiempo quiero dedicar a mi formación, a mi familia a mis hobbies…

Este artículo fue extraído de: Grandes Pymes