miércoles, 22 de abril de 2015

El Elefante y la Pulga: Corporaciones versus Emprendedores

A manera de prólogo del artículo que publico más abajo, expongo tres párrafos del artículo de Jorge E. Pereira¿Empleos o empresas pulgas?” donde comenta el último libro del gurú inglés Charles Handy: “El Elefante y la Pulga“.
“Charles Handy, un Irlandés considerado como uno de los pensadores europeos más influyentes del mundo de la administración, en un reciente libro con el título “El Elefante y la Pulga” sintetiza, en forma amena, una realidad del tamaño de una catedral gótica y que es un “secreto a voces”. Las pulgas, para este autor son “agentes independientes, algunos con pequeñas empresas propias, otros trabajando solos o en alguna forma de asociación, contrapuestos a los Elefantes, grandes corporaciones que han sido los pilares de la sociedad de los empleados del siglo XX”.
“La nueva cultura empresarial – señala el autor – propiciada por los avances tecnológicos de comunicación y la extrema velocidad del cambio, hace necesario aprovechar el talento individual y la capacidad de accionar y re-accionar con suma velocidad para lograr ventajas competitivas o, en el peor de los casos, para no perderlas. Es en este escenario donde los pequeños actores están más capacitados para aportar nuevas soluciones, más allá de las propuestas cotidianas previsibles de los elefantes. “
“Es un hecho comprobado que los Elefantes (privados y públicos), en su afán de reducir costos y con el apoyo de los desarrollos tecnológicos, han ido disminuyendo cantidades enormes de personal contratado como empleados. Para no ponerlo tan feo se inventaron términos altisonantes (buzz words), tales como “reingeniería” y “downsizing”. Estos términos eran mejor recibidos que “despedidos masivos” o “reducción de puestos de trabajo“. En la burocracia estatal estos despidos han tomado el gracioso nombre de “reforma del Estado”.
Los elefantes y las pulgas
Por Ignacio Gómez Escobar 
Hace algunas semanas, recibí de un colega, una copia de este artículo de Carlos Puig, referido al libro de Charles Handy “El elefante y la pulga”, Handy es quizá el gurú mas respetado de la gerencia británica. Hago referencia a el porque refleja de una manera clara lo que ya esta pasando en el mundo Empresarial en otras latitudes y que de alguna manera ya lo estamos sintiendo en la nuestra y que lo seguiremos sintiendo cada vez con mas fuerza.
“¡El salario ha muerto! ¡Vivan los honorarios!” analiza en esta obra el paradigma de la nueva estructuración del trabajo, donde la dependencia y la fidelidad dejan de ser el objeto de la recompensa monetaria del trabajo y son sustituidos por la independencia y la aportación de valor añadido.
Puig nos dice: Handy, con una dilatada experiencia en “Elefantes” (grandes Corporaciones), describe con brillantez y un estilo muy cercano, personal y autobiográfico el cambio organizativo y existencial que están propiciando fenómenos como el outsourcing, la hiperespecialización, las nuevas tecnologías o la búsqueda del talento, por encima de conceptos tradicionales como la estabilidad, la lealtad o las grandes estructuras monolíticas”.
Y continua Puig diciendo: “Las pulgas, dice Handy, son agentes independientes, algunos con pequeñas empresas propias, otros trabajando solos o en alguna forma de asociación contrapuestos a los “Elefantes”, las grandes corporaciones que han sido los pilares de la sociedad de los empleados del siglo XX.”
“La nueva cultura empresarial propiciada por los avances de las tecnologías de punta y la extrema velocidad del cambio, hace necesario aprovechar el talento individual y la capacidad de accionar y re-accionar con suma velocidad para lograr ventajas competitivas o, en el peor de los casos, para no perderlas. Es, en este escenario, donde las malditas pulgas pueden “navegar” con la ligereza de una lancha Zodiac y no la pesadez de un trasatlántico, donde los pequeños actores están más capacitados para aportar nuevas soluciones, más allá de las propuestas cotidianas previsibles de los elefantes. En las “pulgas” se encuentra, en enormes dosis, la Pasión.
Este concepto es -sostiene Handy- mucho más potente que el arquetípico vocablo “Misión” tan profusamente empleado para tratar de describir -casi siempre sin precisión- el fin último de una gran Corporación. “Las personas apasionadas, -escribe Handy- mueven montañas allí donde los misioneros sólo consiguen predicar”.
Otro de los conceptos interesantes que encontramos en el libro respecto de las pulgas es el de su equiparación a los alquimistas. La Alquimia como parábola del trabajo reactivo nos remite a una búsqueda no estructurada de algo realmente grande partiendo de la más absoluta de las nadas, y eso además, utilizando métodos no ortodoxos. Un proceso de creación y enriquecimiento continuos que desafía los cánones usuales y plantea nuevas formas de hacer las cosas, aprende de los errores y del camino recorrido más que del logro del fin último del trabajo.
Este tipo de comportamiento coincide con la cita que Handy recoge del gran autor teatral Bernard Shaw: “Todo cambio procede de hombres poco razonables, porque los razonables esperan que el mundo continúe más o menos como está”. Ser pulga supone para Handy la oportunidad de decidir sobre uno mismo: cuánto quiero trabajar, cuánto tiempo quiero dedicar a mi formación, a mi familia a mis hobbies…

Este artículo fue extraído de: Grandes Pymes

domingo, 12 de abril de 2015

Los jóvenes también tienen mucho para enseñar

El presente es un artículo de la periodista Silvina Scheiner publicado en el diario La Nación:
La vinculación intergeneracional en las empresas es todo un asunto. Y ya no alcanza con leer al respecto. Hay que hacer algo para que un ejecutivo de 27 no vea al de 48 como un dinosaurio y éste no perciba al joven como una persona sin compromiso, que salta de empresa en empresa, según su conveniencia.
Dow Argentina finalizó en diciembre último la prueba piloto de su programa de Reverse Mentoring y los resultados fueron tan satisfactorios que la replicará en otras filiales de la compañía.
¿En qué consistió? A 15 altos directivos de la empresa, incluido el presidente, que entró a la firma en 2002 como Legal Manager, le asignaron un mentor de la Generación Y o Millenial (los jóvenes nacidos después de 1980).
Durante cuatro meses, las 15 parejas mantuvieron un estrecho contacto uno a uno. Horacio Guerra, un ingeniero agrónomo de 28, que entró a DOW hace unos dos años, le tocó (porque era por sorteo) ser coach de Gastón Remy, presidente de la filial local y de Dow América Latina Región Sur, un ejecutivo que trabaja en la empresa desde 2002, cuando ingresó como Legal Manager.
"Yo trabajo en Tucumán en un campo experimental de multiplicación de semillas y reporto a la planta de Venado Tuerto y él, por supuesto, en Buenos Aires, así que el primer encuentro fue virtual. Después fuimos acomodando las agendas para encontrarnos a desayunar, almorzar. Desde esa primera vez, luego fue siempre presencial. Poníamos el termo y, mate va, mate viene -amargo, eso sí- trabajábamos. Fue tan buena la relación que si bien el programa estipulaba 4 sesiones, nosotros seguimos viéndonos por afuera del programa y ahora que terminan las vacaciones retomamos", describe el joven.
"Hablamos del respeto, del trato, del liderazgo de un grupo, de la visión estratégica y sobre eso cada uno exponía sus ideas y contaba qué era importante. Hablamos mucho de darle importancia a las habilidades blandas, a estar abierto a aprender del otro."
Por supuesto, a la formalidad del programa se le agregaron atajos no formales, surgidos de la misma realidad. Por ejemplo, los coachs -que eran de edades similares y muchos se conocían de capacitaciones en el ingreso a la compañía- armaron un grupo en WhatsApp donde intercambiaban comentarios y sugerencias. "No vimos tanto la brecha tecnológica, porque se los ve muy aggiornados. Nos dimos cuenta de las mayores responsabilidades que tienen, están más focalizados en temas de adultos", revela.
"Nos encontramos en un proceso de redefinición de la estrategia de negocios de la compañía, con mucho foco en el desarrollo de nuestra gente y la diversidad generacional es un aspecto clave", expresó Florencia Castleton, directora de RR.HH. de Dow Argentina.
El intercambio disparó muchos asuntos aparentemente menores, pero vitales para la permanencia de una empresa: qué competencias deberá tener el líder del futuro, cuáles son los desafíos de la industria y cómo prepararse, hacia dónde va la compañía, etcétera. "Este programa nos mostró la punta del iceberg", admitió Castleton, quien sabe que el trabajo pendiente aún es mucho.
El Reverse Mentoring fue puesto en escena por Jack Welch, el legendario CEO de General Electric, entre 1981 y 2001. Este ingeniero químico -hoy, retirado- le encomendó a 500 ejecutivos de alto nivel acercarse a los mas jóvenes para aprender a usar Internet. Él mismo armó un team con un empleado de unos 20 años, que le enseñó a navegar la Web.
La definición en inglés puede sonar extraña, pero la idea que la sustenta no lo es. En el Reverse Mentoring se asume que el más joven tiene algo para transmitir que el mayor no tiene.
En el ambiente de Recursos Humanos podría asemejarse a lo que se conoce como alianzas de aprendizaje, donde el que sabe algo transfiere ese conocimiento al que no lo sabe, pero eso es independiente de la generación a la que se pertenezca.
"En las empresas de sistemas esas alianzas se dan mucho, pero no se trata de vincular a una generación con la otra porque esa vinculación ya está dada, y ese reaprender cotidiano se produce todo el tiempo por la misma obsolescencia de los programas y las herramientas que se utilizan", sostiene Liliana Moya, consultora en RR.HH., con una larga trayectoria en empresas como HP y Wal Mart.
En la música, este intercambio transgeneracional está muy vigente. El ex Led Zeppelin Robert Plant toca con Alison Krauss; Steve Wonder se unió a The Jonas Brothers, Al Green con Justin Timberlake, y sir Paul McCartney con el baterista Dave Grohl. Mas allá de los contenidos corporativos o los puntos de vista que puedan intercambiar, ya el hecho de postularse o aceptar esta experiencia dice mucho de ambas partes. El joven que es elegido o se candidatea para coach de un directivo, aun con el temor que puede generarle tratar con un peso pesado de la organización, está invirtiendo en su carrera profesional. "Además, sólo se ofrece como mentor aquel que sabe que tiene algo para ofrecer y que cuenta con las habilidades comunicacionales para hacerlo; una actitud proactiva, un querer transmitir", sostiene.
Desde el otro lado, "el directivo que se suma a esta propuesta revela que a pesar de su alto puesto está abierto a admitir su desconocimiento, a no escudarse en su jerarquía y a dejarse enseñar. Si algo te suma a esta altura de tu carrera es seguir teniendo una actitud de aprendizaje", dice Moya. A su entender, en ciertas empresas hay un problema con la circulación del conocimiento y a eso, podría decirse estructural, se le suma lo generacional. "Cuando el saber fluye más libremente en la organización, institucionalizar estos vínculos no es necesario. Es evidente que en las empresas más tradicionales no es tan sencillo y por eso se convierte en un programa", agrega.
Al igual que en las alianzas de aprendizaje o en el coaching tradicional, en el reverse mentoring se fijan los roles, las responsabilidades y se ponen objetivos de trabajo: sobre qué temas se va a trabajar, en qué tiempo, si será presencial o virtual, si será a libre demanda o en encuentros pautados. "En algunas companías, hasta se firma un contrato que le da un valor simbólico enorme a la relación, lo formaliza", sostiene la docente de la UTDT.
Unilever cuenta hace tres años con un programa llamado Digital Reverse Mentoring, un espacio en el que jóvenes analistas orientan a gerentes y directores en temas relacionados con la tecnología para que se conviertan en líderes digitales.
Para iniciar el programa se seleccionaron, por un lado, jóvenes profesionales de entre 24 y 28 años con conocimientos digitales, y por otro, directores senior de la compañía que necesitan aggiornarse en el uso de aplicaciones y herramientas tecnológicas. Una vez definidos los candidatos se armaron equipos de trabajo y se decidieron los temas a abordar: manejo de could computing, e-books, presentaciones en Prezi, uso de apps móviles, redes sociales, robótica, impresora 3D y parlantes Bluetooth, entre otros.
El programa es una oportunidad para ambas partes: el joven profesional gana visibilidad a partir de su interacción con líderes de la compañía y los directores aprenden a utilizar herramientas que los ayuden a ser más eficientes y productivos, al mismo tiempo que se acercan a la Generación Y recibiendo de primera mano información de los cambios sociolaborales que la misma trae.
"En 2013 hicimos un primer piloto del programa en el que participaron 10 personas. La repercusión fue muy buena, de hecho el pedido se hizo masivo, y si bien hoy tenemos 20 nuevos participantes tuvimos que generar una lista de espera para la tercera edición que ya tiene 17 inscriptos", indicaron en la empresa.

Al finalizar el programa se realizaron encuestas sobre la experiencia. Los coachs dijeron que "les permitió generar vínculos con directivos de la empresa" o "entender la visión de un Director en torno a herramientas tecnológicas".


martes, 17 de junio de 2014

Tablero de Comando

El tablero de comando también suele ser denominado tablero de control y es empleado por los directivos de una organización para analizar su marcha o gestión, evaluando en forma constante y sistemática la organización en su conjunto, verificando si el grado de cumplimiento de las metas establecidas asegura el logro de la estrategia definida.

El Tablero de Comando, forma parte del sistema de información integrado de una organización, conjuntamente con el Sistema Contable, y el Sistema Presupuestario.

Concepto

El tablero de comando es un sistema de información cuya característica básica es organizar y presentar los datos a los directivos de una organización para el control de gestión y la toma de decisiones. Representa una exposición dinámica donde constan aquellos indicadores y sensores que significativamente pueden contribuir al diagnóstico integral de la gestión. Es el producto final de un sistema integrado de información para el Control de Gestión.

Es una herramienta de uso en los niveles de conducción o supervisión que permite diagnosticar adecuadamente una situación y de efectuar su monitoreo en forma permanente.

Del análisis e interpretación de la información proporcionada por el tablero de comando se pueden obtener algunas conclusiones:


a)     Si la gestión realizada se mantiene dentro de las pautas estratégicas predefinidas.

b)     Evaluación del desempeño de áreas, procesos o personas.

c)     Analizar el impacto en la ejecución de lo planificado.

d)     Cómo impactan en la organización los cambios que se producen en el contexto externo.

e)     Qué metas debieran ser replanteadas o reformuladas.


Pasos para la implementación

Para desarrollar un tablero de comando podemos considerar 3 etapas:

Etapa Nº 1. Definición de la información necesaria.

La organización generalmente plantea su estrategia, para que las personas que trabajan en la misma actúen en función de dichos objetivos estratégicos. Estos últimos deben ser expresados como un conjunto integrado de objetivos con criterios de medición acordados oportunamente.

Para definir los objetivos, la dirección debe trabajar en forma conjunta con las gerencias o responsables de sectores – depende del tamaño de la empresa - y evaluar qué información necesitan, quién la debe brindar y en qué fecha se deben presentar los informes.

Este proceso de comunicación de la estrategia permite a la dirección asegurar que todos los niveles de la organización la conozcan, la comprendan y que los objetivos departamentales e individuales se alineen a ella. La amplia participación para la creación de un Tablero de Comando lleva más tiempo, pero ofrece las ventajas de obtener más información de mayor cantidad de directivos, que los mismos logren una mayor comprensión de los objetivos estratégicos de la empresa y un mayor compromiso para lograr dichos objetivos.

En principio, el tablero de comando se nutre en primera medida de información interna, y la misma debe:

a)     Incluir toda la información que la alta dirección ha definido como potencialmente estratégica.

b)     Brindar toda la información que se considere suficientemente significativa como para que sea motivo de análisis en los diferentes niveles de la organización.

c)     Que pueda ser comprendida y analizada para su discusión en las reuniones entre superiores, subordinados y pares.

La información externa, que se incluya en un tablero de comando, puede provenir de organismos públicos, competencia, publicaciones especializadas, etc. En todos estos casos se deberá asegurar y aclarar la confiabilidad y el origen de la fuente de información.
 

Etapa Nº 2. Fijar los indicadores claves.

En esta segunda etapa hay que realizar la tarea de calcular índices y evaluaciones, o sea, convertir la información primaria que se ha definido y recolectada en la primera etapa, en información secundaria mediante el análisis, procesamiento y comparación de la misma. A su vez, hay que definir qué nivel de información se va a exponer en el Tablero de Comando mediante indicadores o sensores.

Es necesario tener en cuenta que en el Tablero de Comando solo se debe presentar la información relacionada con áreas claves, es decir aquellos sectores o situaciones que es relevante monitorear porque pueden afectar la continuidad o el progreso de la empresa o sector.

Los indicadores son expresiones acerca de determinados aspectos representativos de la realidad considerados para explicar algún aspecto de la misma

Los indicadores pueden ser datos, índices o ratios.

Definidas las áreas e indicadores que se van a utilizar en el Tablero de Comando, estos representan en si un diagnóstico completo de la gestión de un área en particular y de la organización en general, por lo tanto es necesario resguardarla y clasificarla a fin de tenerla disponible en el momento adecuado y no permitir la pérdida o filtración de la misma.

Todo el proceso de armado de los indicadores es conveniente realizarlo con la participación real de los sectores involucrados, lo cual da lugar a la discusión de los objetivos y el proceso de negociación correspondiente.


Etapa Nº 3. Puesta en Marcha. El análisis de los indicadores

El Tablero de comando permite monitorear si la organización en su conjunto han alcanzado las metas establecidas.

En las organizaciones, normalmente, se realizan reuniones periódicas para analizar los resultados alcanzados y brindar las explicaciones o causas que motivaron que los mismos no fueran los esperados o planificados. El Tablero de Comando, es la herramienta que le brinda información a los distintos ejecutivos para la evaluación de dichos resultados.

Los distintos niveles jerárquicos que analizan los indicadores del Tablero de Comando deben estar en condiciones de detectar aquellas situaciones de debilidad o que representan problemas para la organización para determinar la mejor acción para su solución. También se deberían considerar las oportunidades que se pueden aprovechar y las amenazas que es necesario desterrar.

Esto implica que la organización debe analizar seriamente la evidencia y, llegado el caso, reconsiderar las conclusiones sobre las que se elaboró la estrategia, por ejemplo: sobre condiciones del mercado, conducta de los competidores y capacidades internas. El resultado de tal revisión puede ser reafirmar sus conceptos sobre la estrategia actual, ajustar relaciones cuantitativas o concluir que la organización requiere una estrategia diferente a la luz de las nuevas condiciones del mercado y/o de las capacidades internas. 
 
 
 

Tablero de Control

Para la dirección de una empresa, podríamos definir al Tablero de Control (TdeC) como el "Conjunto de elementos -en su mayor parte indicadores- cuyo seguimiento y evaluación periódica le permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa".

El Tablero de Control deberá entonces facilitar el monitoreo de la situación y evolución de las áreas u operaciones claves. Sus elementos se presentarán estructurados de tal forma que permitirán tener bajo control la situación de aquellas variables que sean consideradas claves para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Si bien las interpretaciones de que es un TdeC son diversas, todas son coincidentes en señalar su característica fundamental: "debe orientar rápidamente a quien lo utilice a adoptar medidas correctivas, si son pertinentes".

Utilidad del Tablero de Comando

Más allá de su importancia principal como herramienta de Control Estratégico, la utilización del TdeC puede ser utilizado para otros fines.

a. Inicio del Sistema de Control Directivo,
b. Diagnóstico de situación de la empresa,
c. Generador de un estilo de dirección más estratégico en la empresa.



La presente entrada fue extraída de: Instituto de Altos Estudios Empresariales (IAE - Universidad Austral) Buenos Aires. 1992.

Cursogramas - Ejercicios

Se presentan a continuación cuatro ejercicios de Circuitos o Procedimientos Administrativos. Para cada uno de los planteos presentados se solicita:
 
  • Realice el Diagrama de Bloque.
  • Realice el Cursograma.
  • Indique todas las consideraciones que considere necesarias para la resolución del ejercicio. 
 
1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y RECEPCIÓN DE INSUMOS
Al detectarse una necesidad de compra de insumos el sector Almacenes confecciona y envía al Jefe de Compras original y copia de la Solicitud de Compras.

El Jefe de Compras revisa que contenga toda la información necesaria (especificación técnica del material solicitado, cantidad requerida, código del material, centro de costo asignable, fecha de entrega solicitada).  Firma la copia de la Solicitud de Compras y la reenvía a Almacenes.  Envia el original al Comprador.

Almacenes recibe del Jefe de Compras el duplicado de la Solicitud de Compras y la archiva en forma transitoria hasta recibir los insumos del proveedor.

El Comprador selecciona al proveedor y emite la Orden de Compra por cuadruplicado.  En la misma se detallan cantidades, precio unitario, condiciones de venta y plazos de entrega.  Luego envía el original al proveedor, el duplicado al sector de Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando el cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la Solicitud de Compras.

Almacenes recibe el insumo del proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su copia de la Solicitud de Compras).  De no estar bien la cantidad y calidad del producto, es una variable no relevada.  De estar de acuerdo, emite el Comprobante de Recepción de materiales (donde figura el insumo y la cantidad que ingresó) en original y copia.  Envía el original a Cuentas a Pagar y archiva en forma definitiva el duplicado de la Recepción de Materiales junto con el duplicado de la Orden de Compra y el duplicado de la Solicitud de Compras.

El proceso en Cuentas a Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siento una variable no relevada.
 

2. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
Cuentas a Pagar recibe del proveedor original de la Factura por los insumos que vendió.  Rescata de su archivo el triplicado de la Orden de Compra y original del comprobante de Recepción de Materiales.  Revisa toda la información.  Emite por original y copia el formulario Orden de Pago.  En el mismo se detalla a quién se le paga, importes y retenciones tributarias de existir.  Confecciona el Cheque de pago.  Envía el original de la Orden de Pago más la Factura del proveedor, el triplicado de la Orden de Compra, el original del comprobante de Recepción de Materiales y el Cheque al Gerente Administrativo Financiero.  Archiva en forma definitiva el duplicado de la Orden de Pago.

El Gerente Administrativo Financiero revisa la información, firma el original de la Orden de Pago y el Cheque y envía todo el legajo al sector de Tesorería.

Tesorería, al recibir el legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el día de pago.  Entrega el Cheque al proveedor y obtiene por el pago un Recibo del mismo.  Archiva toda la operación en un legajo en forma definitiva.
 
3. PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
El vendedor confecciona la Boleta de Venta al Contado – Nota de Venta – en original y tres copias.  Entrega el original y duplicado al cliente.  La última copia permanece adherida al talonario.
Una vez agrupada la mercadería la envía a Empaque junto con la segunda copia.
Empaque verifica y coteja la mercadería con el triplicado de la Nota de Venta que acompaña a ésta y la embala.  Separa todo a la espera de que sea retirado por el cliente.
El cliente paga en la caja.
Caja recibe el importe de la operación y estampa el sello ¨Pagado¨ en los dos ejemplares de la Nota de Venta.  Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado archivándolo en forma transitoria.
El cliente toma la Nota de Venta sellada – original – y la presenta en Empaque.
Empaque verifica el original de la Nota de Venta que recibe del cliente con el triplicado que está con la mercadería.  La sella ¨Retirado¨ y pone en poder de éste la mercadería con el original de dicha Nota de Venta.  Archiva la copia mencionada en forma transitoria.
El cliente se lleva su mercadería con el original de la Nota de Venta.
Al terminar el día, Caja entrega a Contaduría el dinero cobrado y la documentación que había conservado.
Empaque entrega las copias archivadas provisoriamente, triplicados, a Contaduría.
Contaduría recibe los triplicados de la Nota de Venta que permanecían en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja.  Realiza la verificación de las mismas con el dinero.
Asienta las ventas y el dinero entrado.  Archiva una copia (los duplicados).  Entrega el dinero con la otra copia de la Nota de Venta (triplicados) a Tesorería, donde se guarda la misma.
 

4. PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS
 
En el relevamiento realizado el 22 de Octubre de 2012, se obtiene la siguiente información:

El sector de Cuentas Corrientes extrae del archivo de cuentas a cobrar las facturas que vencen en el día. Las remite al Cobrador quien hace un listado con las mismas, lo firma y lo envía a Contaduría donde se lo archiva definitivamente. Luego empieza su jornada de trabajo.

Al visitar un cliente recibe un Cheque de pago diferido para el 15 de noviembre de 2013, revisa que esté correctamente confeccionado y emite el recibo en original y duplicado. Entrega el Recibo original al cliente y retiene el cheque de pago diferido y la copia del recibo.

Al finalizar el día, confecciona (por triplicado) un listado (con las copias de los recibos que emitió) y entrega toda la documentación y cheques en Cobranzas, quien, en presencia del Cobrador, controla que todos los recibos estén incluidos en los listados, suma los recibos y si coincide el total de los mismos con el total que indica el listado firma de conformidad cada recibo y los devuelve al Cobrador con las facturas.

Al recibir la conformidad (los recibos firmados) el Cobrador entrega las facturas que cobró en Cuentas Corrientes (sector que las archiva en el mismo archivo del que las retiró) y archiva definitivamente los recibos.

Luego cobranzas remite el triplicado del listado a Contaduría, archiva definitivamente el original y envía el duplicado y los cheques a Tesorería.

El sector de Tesorería registra cada cheque en el registro de Cheques, luego emite un listado detallando todos  los valores asentados en el día, lo firma (y lo envía a Contaduría).

Tesorería  guarda los valores en la caja fuerte hasta que se depositen (lo hace una vez por semana) y archiva definitivamente el listado de cobranzas duplicado.

El sector de Contaduría controla que el listado recibido de cobranzas coincida con el listado de valores del día y, si coincide, envía el listado de cobranzas triplicado a Cuentas Corrientes de clientes (para que ése sector disminuya la deuda de los mismos y de acuerdo con lo que cada uno pagó). Contaduría archiva definitivamente el listado de cheques. Cuentas Corrientes actualiza archivando el listado definitivamente.

 

 

miércoles, 11 de junio de 2014

Trabajo Práctico de Integración - El Guardian SA

EL GUARDIAN S.A. es una empresa dedicada a la prestación de servicios de seguridad y vigilancia en el ámbito de Capital Federal y la Pcia. de Buenos Aires, funciona desde el año 1960 y tuvo un muy rápido crecimiento en el mercado en el que compite. Desarrolla sus actividades en un edificio propio donde se concentran todas las áreas y funciones. Cuenta con aproximadamente 650 empleados, de los cuales 500 desarrollan las tareas operativas. La empresa está departamentalizada de la siguiente manera:

GERENCIA GENERAL de la que dependen las siguientes gerencias:

GERENCIA OPERATIVA: de esta gerencia dependen los Departamentos de:

  • SUPERVISIÓN E INSPECCIONES: tiene a su cargo al personal de vigilancia y de custodias. Desarrolla las funciones de control  del personal de vigilancia a cargo de cada supervisor organizados por zonas. Coordinan las tareas del personal de su dependencia en cada predio y supervisan el estado de los equipos provistos. 
  • APOYO LOGISTICO: tiene a su cargo la provisión de los equipos y elementos solicitados para cada prestación (armas, equipos de comunicación, vehículos, etc.) las reparaciones y mantenimiento de los mismos. Provee al personal de vigilancia del uniforme. Se ocupa de mantener actualizada la cartera de proveedores de los distintos equipos.
  • GUARDIA PERMANENTE: está conformada por tres individuos que trabajan cada uno en turnos de ocho horas. Tienen a su cargo la recepción de las novedades y/o eventos que se producen en los distintos servicios debiendo registrarlas en una parte diseñado a tal efecto. 
  • INCORPORACIONES: tiene a su cargo la búsqueda y selección del personal de vigilancia, el cual es incorporado luego de un proceso que comprende el examen médico (físico y psicólogo) prácticas de tiro y un curso de tres reuniones donde a través de material audiovisual y escrito se les inculca las normas y reglas a las que deben ajustarse. Las prácticas de tiro y los cursos de instrucción se llevan a cabo en la etapa de incorporación y dos veces por año. 
  • COORDINADOR: cumple las funcione administrativas que le competen  a este departamento y diariamente, junto con el responsable de la gerencia operativa, se reúne con el personal de supervisión e inspección con el objeto de recibir las inquietudes de dicho personal, solucionar los problemas de los servicios y planificar las recorridas que deben efectuar los supervisores e inspectores. Se ocupa del dictado de los reglamentos de seguridad de cada servicio y sirve de nexo con los demás departamentos de la organización especialmente el comercial y el de administración. 


GERENCIA SEGURIDAD ELECTRONICA: tiene a su cargo el desarrollo de los proyectos en materia de sistemas electrónicos de alarmas y de circuitos cerrados de televisión y de la implementación de los mismos, contando para ello con tres técnicos especializados en la materia.


GERENCIA ADMINISTRATIVA: nuclea bajo su autoridad las funciones contables, de liquidación de impuestos y financieras. Dependen de este departamento: PLANEAMIENTO FINANCIERO, TESORERIA, CONTABILIDAD GENERAL, PRESUPUESTOS, RRHH.


GERENCIA DE SISTEMAS: comprende, entre otros, los servicios de análisis y desarrollo de software.


GERENCIA COMERCIAL: tiene a su cargo la captación de nuevos cliente y la realización de estudios de mercado. A este puesto se le ha conferido la autoridad necesaria para decidir el o los instrumentos de los que se valdrá para incrementar la cartera de clientes. Tiene bajo su responsabilidad la elaboración del plan comercial anual.

Se pide:
Responda el siguiente cuestionario en forma individual, teniendo en cuenta la bibliografía analizada para el primer parcial. La extensión de las respuestas no debería superar aproximadamante los 15 renglones por pregunta; si necesita utilizar mayor cantidad de renglones úselos sin restricciones:

1-   De acuerdo al ENFOQUE DE SISTEMAS caracterice a la organización de referencia como tal, indicando: ENTRADAS, PROCESOS, SALIDAS, RETROALIMENTACIÓN Y AMBIENTE.

2-   ¿Cuál es la PARTE de la estructura que surge como clave? ¿Por qué?

3-   ¿Cuál es el MECANISMO DE COORDINACION  preponderante? ¿Por qué? Aparecen otros MECANISMOS DE COORDINACION? ¿Cuáles?

4-   Explique cómo se verificarían en la organización de referencia la FORMALIZACION DEL COMPORTAMIENTO, LA CAPACITACION Y EL ADOCTRINAMIENTO

5-   Para el puesto de JEFE DE INCORPORACIONES  redacte los capítulos de la Descripción del cargo referidos a la MISIÓN, a las RELACIONES  y a la AUTORIDAD

6-   Mencione todas las formas en que, según H. Mintzberg, se puede distribuir en la estructura el PODER DE TOMA DE DECISIONES. ¿Cuál se verifica en la organización de referencia? ¿Ello implica, qué la estructura es CENTRALIZADA O DESCENTRALIZADA?

7-   ¿Sobre qué BASE DE AGRUPAMIENTO  está construida la estructura de la organización de referencia? La base seleccionada favorece la ESPECIALIZACION o la COORDINACION?

8-   ¿Cuáles son los FACTORES SITUACIONALES  que condicionan a la organización de referencia? ¿Por qué?

9-    Defina las ESPECIFICACIONES FORMALES que se indican a continuación y explique cómo se verifican en la organización de referencia (máximo 10 renglones): DIRECCION DE LA VISION – ESTABILIDAD – AUTORRENOVACION

10-    Mencione que tipo de CONFIGURACIÓN ESTRUCTURAL  se adapta mejor a la organización de referencia, según H. Mintzberg y según P. Drucker. Fundamente. 

11-     Realice el organigrama de acuerdo al texto.


Entrega: La misma se realizará el día Martes 1 de Julio de 2014 y tendrá el carácter optativo; se deberá realizar en forma individual. 

Presentación: Se debará presentar impreso en hoja del tamaño A4 y el tipo de letra solicitado será Arial tamaño 12.