Organigrama, Ventajas y Desventajas que plantea su uso

El uso de organigramas presenta las siguientes ventajas:

• Informa la estructura organizativa de la organización; 

• Muestra las diversas actividades y funciones que se realizan la organización, sean estas especializadas o no; 

• Indica la forma en que dichas actividades y funciones se agrupan por área de responsabilidad; 

• Representa las diferentes unidades o departamentos que constituyen la organización, indicando sus respectivos niveles jerárquicos;

• Muestra el nivel de relación que se establece entre las distintas unidades de una organización y su jerarquía; 

• Permite analizar la estructura de la organización, y realizar un diagnóstico de la misma, en la que se indiquen fallas de diseño, de relación, de departamentalización, de jerarquía y de control interno;

• Permite reflejar los distintos cambios de estructura realizados, en la organización, a través del tiempo;   

• Al ser una representación gráfica, permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo de una organización, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción;

• Por último, su utilización dentro de la organización permite:

• Conocer las áreas de acción de las unidades o departamentos que forman parte de la organización;
• Hacer conocer a todos los integrantes su posición relativa en la estructura;
• Capacitar al personal de la organización;
• Instituir y ubicar a los recién ingresados.

Los organigramas son una analogía sintética de la compleja estructura organizacional, no son otra cosa que una simple representación gráfica de la estructura orgánica de una entidad, por lo tanto no puede pretendérselo todo de ellos, su uso presenta las siguientes desventajas: 

• Representa exclusivamente la estructura formal de una organización, pues la estructura informal es compleja, cambiante e indefinida y de casi imposible representación;

• Indica solamente las relaciones formales, entre unidades o departamentos, que posee la organización, dejando de lado las relaciones informales que coexisten en la misma;

• Muestra niveles de autoridad, pero no permite medir el grado de ejercicio de dicha autoridad por parte de los individuos que la detentan;

• No indica el grado en que la organización centraliza, o no, su toma de decisiones;

• No indica como fluye la comunicación e información dentro de la organización, más allá de la formalidad en las relaciones que representa;

• Indican la estructura de la organización a un momento dado, por lo tanto, ante cada cambio producido en las tareas o funciones debe actualizarse, algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos;

• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status que les da la función que ejercen, no asumiendo las responsabilidades y obligaciones que amerita el mismo;

• Por último, no se puede representar ninguna situación que no esté definida con claridad, esta dificultad en la representación, induce a la necesidad de solucionar los problemas de indefinición estructurales previo a la realización del organigrama.